1. Các quy định về sửa chữa, nâng cấp văn phòng, nhà xưởng đi thuê
– Theo Khoản 13, Khoản 14 Điều 2 Thông tư số 45/2013/TT-BTC hướng dẫn chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ quy định:
“Sửa chữa tài sản cố định: Là việc duy tu, bảo dưỡng, thay thế sửa chữa những hư hỏng phát sinh trong quá trình hoạt động nhằm khôi phục lại năng lực hoạt động theo trạng thái hoạt động tiêu chuẩn ban đầu của tài sản cố định.”
“Nâng cấp tài sản cố định: là hoạt động cải tạo, xây lắp, trang bị bổ sung thêm cho TSCĐ nhằm nâng cao công suất, chất lượng sản phẩm, tính năng tác dụng của TSCĐ so với mức ban đầu hoặc kéo dài thời gian sử dụng của TSCĐ; đưa vào áp dụng quy trình công nghệ sản xuất mới làm giảm chi phí hoạt động của TSCĐ so với trước.”
– Theo Khoản 1, Khoản 2 Điều 7 Thông tư số 45/2013/TT-BTC (Mới nhất là Thông tư 147/2016 ngày 13/10/2016) quy định:
“ – Các chi phí đầu tư nâng cấp TSCĐ được phản ánh tăng nguyên giá của TSCĐ đó, không được hạch toán các chi phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ.
– Các chi phí sửa chữa TSCĐ không được tính tăng nguyên giá TSCĐ mà được hạch toán trực tiếp hoặc phân bổ dần vào chi phí kinh doanh trong kỳ, nhưng tối đa không quá 3 năm.
+ Đối với những TSCĐ mà việc sửa chữa có tính chu kỳ thì doanh nghiệp được trích trước chi phí sửa chữa theo dự toán vào chi phí hàng năm. Nếu số thực chi sửa chữa TSCĐ lớn hơn số trích theo dự toán thì doanh nghiệp được tính thêm vào chi phí hợp lý số chênh lệch này. Nếu số thực chi sửa chữa TSCĐ nhỏ hơn số đã trích thì phần chênh lệch được hạch toán giảm chi phí kinh doanh trong kỳ.
– Các chi phí liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau ghi nhận ban đầu được đánh giá một cách chắc chắn, làm tăng lợi ích kinh tế của TSCĐ vô hình so với mức hoạt động ban đầu, thì được phản ánh tăng nguyên giá TSCĐ. Các chi phí khác liên quan đến TSCĐ vô hình phát sinh sau ghi nhận ban đầu được hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh.”
=> Theo những quy định trên, việc sửa chữa cải tạo văn phòng, nhà xưởng đi thuê là chi phí sửa chữa lớn, được phân bổ vào chi phí kinh doanh không quá 3 năm.
>> Xem thêm: HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP – TK 642
2. Chứng từ cần có để hợp lý thuế
2.1. Thuế TNDN
– Theo Điều 6 Khoản 1 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:
“1.Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a. Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b. Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c. Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (Giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.”
– Cũng theo Điều 6 Khoản 2 Điểm 2.16 Thông tư 78/2014/TT-BTC quy định như sau:
“Đối với chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê mà trong hợp đồng thuê tài sản quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê thì chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí nhưng thời gian tối đa không quá 03 năm.”
=> Căn cứ theo các quy định trên: Để chi phí sửa chữa nhà xưởng đi thuê được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thì cần những chứng từ sau:
– Hợp đồng thuê văn phòng, nhà xưởng; Trong hợp đồng ghi rõ bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê.
– Hóa đơn thuê văn phòng, nhà xưởng (Nếu có).
– Biên bản kiểm tra hiện trường, lý do hư hại, biện pháp khắc phục.
– Chứng từ thanh toán tiền thuê văn phòng, nhà xưởng.
– Dự toán sửa chữa và hợp đồng thuê sửa chữa văn phòng, nhà xưởng.
– Quyết toán sửa chữa hoàn thành.
– Chứng từ, hóa đơn xác nhận việc chi phí sửa chữa văn phòng, nhà xưởng đi thuê.
– Tờ khai lệ phí môn bài và chứng từ đóng lệ phí môn bài cho văn phòng, nhà xưởng đi thuê.
– Thông báo địa điểm thuê văn phòng, nhà xưởng.
>> Xem thêm: HƯỚNG DẪN HẠCH TOÁN VÀ CÁCH PHÂN BỔ CHI PHÍ VẬN CHUYỂN
2.2. Thuế GTGT
Do khoản chi phí này bản chất là của người cho thuê, phải bỏ ra để đưa tài sản vào trong tình trạng sẵn sàng sử dụng trước khi cho thuê; Đồng thời làm tăng nguyên giá TSCĐ cho thuê. Nhưng vì người cho thuê ủy quyền cho người đi thuê thực hiện, thông qua hợp đồng thuê nhà, thông qua việc giảm giá cho thuê để doanh nghiệp giành tiền đầu tư sửa chữa => Vì vậy, hóa đơn chứng từ của khoản sửa chữa này mang tên doanh nghiệp, nhưng doanh nghiệp không được khấu trừ thuế GTGT của chi phí sửa chữa văn phòng, nhà xưởng đi thuê.
3. Hạch toán chi phí sửa chữa TSCĐ đi thuê
– Nếu sửa chữa thường xuyên hoặc 1 lần giá trị nhỏ, ghi:
Nợ TK 154, 627, 641, 642
Nợ TK 133
Có 111, 112, 331,…
– Nếu chi phí sửa chữa TSCĐ đi thuê mà lớn (Sữa chữa văn phòng, nhà xưởng,…): Chi phí nguyên vật liệu, nhân công, chi phí khác; ghi:
Nợ TK 241: XDCB dở dang (TK 2413)
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (TK 1332)
Có TK 111, 112, 152, 331,… (Tổng giá thanh toán)
– Khi việc sửa chữa TSCĐ hoàn thành, ghi:
Nợ TK 242 Chi phí trả trước
Có TK 241
– Hàng kỳ phân bổ vào chi phí, ghi:
Nợ TK 154, 627, 641, 642
Có TK 242.
